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Professionelle Unterstützung in Lizenzangelegenheiten

Kompetenz im Lizenzmanagement

IT-Dienstleister wissen, dass unlizenzierte Software in Unternehmen keine Seltenheit ist. Mit Eingang der Ankündigung eines Audits oder der Aufforderung zur Plausibilisierung stellt sich IT-Entscheidern die Frage, ob und in welcher Höhe Nachzahlungen drohen. Forderungen aufgrund einer Unterlizenzierung erreichen nicht selten eine beträchtliche Höhe. Und es ist ein steigendes Engagement der großen Softwarehersteller zu beobachten.

Die korrekte Beantwortung einer Selbstauskunft ist stets mit Aufwand verbunden, doch das Problempotenzial lässt sich durch gründliche Vorbereitung und das nötige Know-how begrenzen. Spezialisierte Berater kennen die Lizenzmodelle und zeigen anhand des individuellen Bedarfs die besten Optionen auf. Ob beispielsweise Volumen- oder Arbeitsplatzlizenzen günstiger sind, entscheidet sich im konkreten Einzelfall. In vielen Fällen lässt sich durch die Wahl der passenden Variante Geld sparen.

Zertifizierte Experten mit Beratungsansatz

Obschon externe Lizenzmanager auf die Produkte dedizierter Hersteller spezialisiert und entsprechend zertifiziert sind, agieren sie im Auftrag ihre Klienten. Wichtige Stichpunkte ihres Erfolgsrezepts sind:
– Vertrauen als Basis für die gute Zusammenarbeit mit den Entscheidern beim Kunden,
– der Einsatz zeitgemäßer Softwarelösung zur effizienten Inventarisierung und
– akribische Analyse der vorhandenen Lizenzen.

Zum Auftakt eines Mandats vermitteln spezialisierte Dienstleister der Geschäftsführung und der IT-Mannschaft im Rahmen eines Workshops Grundlagenwissen und erläutern das weitere Vorgehen. Hierbei bleibt Raum für individuelle Fragestellungen. Den nächsten Schritt stellt die Inventarisierung mit Hilfe einer Scan-Software dar. Die erhobenen Daten zu Geräten und der darauf installierten Software werden abschließend dem Lizenzbestand gegenübergestellt und dem Softwarehersteller das Ergebnis im geforderten Format zugesandt.

Dieser Prozess benötigt insgesamt drei bis fünf Tage, in großen Unternehmen mit vielen Standorten und einer komplexen IT-Infrastruktur gegebenenfalls länger. Dieser Aufwand lohnt. Denn auf die Aufforderung zu einer Selbstauskunft gilt es, angemessen zu reagieren. Sie sollte keinesfalls ignoriert, sondern umgehend und gewissenhaft beantwortet werden. Im Worst Case drohen anderenfalls Betriebsstillstände durch beschlagnahmtes IT-Equipment und Strafverfolgung.

Kontinuität als Erfolgsfaktor

Nach Abschluss einer Auditierung bleiben seröse Dienstleister in Kontakt mit ihren Klienten. Da sich Lizenzbedingungen und -modelle fortwährend ändern, sorgen sie dafür, dass ihre Kunden den Überblick behalten. Viele Auftraggeber etablieren die Inventarisierungs-Software, um regelmäßig eingesetzte Assets und Lizenzen zu erheben. Wenn IT-Abteilung und Einkauf mit Geschäftsführung und Controlling im kontinuierlichen Dialog bleiben, lassen sich weitere Synergiepotenziale erschließen. Ein interessantes Themenfeld ist beispielsweise der Weiterverkauf nicht benötigter Nutzungsrechte im Einklang mit der aktuellen Rechtsprechung zu Gebrauchtsoftware.

Ist Asset- und Lizenzmanagement im Unternehmen eingeführt, vereinfacht das zusätzlich die zentrale Aministration und die Einführung von Softwareverteilung und Patchmanagement. Natürlich müssen Sie nicht auf Post vom Hersteller warten: Frühzeitiges Engagement in Sachen Asset- und Lizenzmanagement zahlt sich aus. Kompetente Dienstleister unterstützen Sie gerne dabei. Lassen Sie sich beraten!